Trong công tác văn phòng, việc quản lý các dụng cụ văn phòng phẩm là công việc hết sức bình thường đối với bất kỳ nhân viên công sở nào làm việc tại văn phòng. Tuy nhiên việc sắp xếp dụng cụ phải hết sức chú trọng nếu bạn muốn trở thành một trong những nhân việc hành chính chuyên nghiệp trong doanh nghiệp. Có nhiều cách bảo quản những đồ dùng văn phòng phẩm này và việc quản lý một cách khoa học sẽ giúp bộ phận hành chính theo dõi các phòng ban có dùng văn phòng phẩm hữu ích, thiết thực nhất.
Trước lúc bạn có ý định mua dụng cụ văn phòng phẩm cho doanh nghiệp bạn, đầu tiên bạn hãy liệt kê rõ các mặt hàng văn phòng phẩm cần ở các bộ phận và lên phương án những mặt hàng cần mua. Phương án trên giúp bạn luôn biết chính xác số lượng mặt hàng văn phòng phẩm mình mua, kết quả là làm giảm những sai sót khi mua không đúng số lượng gây thất thoát, lãng phí lớn. Thế nên, sẽ tính toán được ngay chi phí khi mua hàng.
Đồ dùng văn phòng phẩm được giám sát và phân chia sẽ chuẩn hơn. Bạn nên luôn theo dõi giám sát chi tiết hàng tại kho để kiểm tra nhân viên có dùng văn phòng phẩm phí phạm không? Mặt khác là xem chỗ nào nào sắp hết để lên kế hoạch kịp mua sắm nhằm phục vụ cho công việc hoạt động 1 cách trơn tru nhu cầu công việc của các nhân viên.
Mỗi mặt hàng văn phòng phẩm luôn có định mức sử dụng và từng bộ phận, phòng ban sẽ được lập ngưỡng sử dụng và hàng văn phòng phẩm sẽ được phát với ngưỡng đó. Hàng quý, phòng hành chính nên kiểm tra lại lượng sử dụng văn phòng phẩm để có thể bổ sung cho hợp lý.
Quản lý đồ dùng văn phòng phẩm là việc làm khá quan trọng của đội ngũ nhân viên hành chính trong mỗi công ty. Có cách sử dụng những mặt hàng văn phòng phẩm một cách chuẩn xác sẽ giúp văn phòng hành chính chú tâm hơn tới các phòng ban có sử dụng văn phòng phẩm tốt hay không.
Sau đây là 12 cách để quản lý và sắp xếp hồ sơ, van phong pham một cách khoa học và hợp lý nhất:
_ Sắp xếp gọn gàng, ngăn nắp mỗi ngăn bàn, bỏ những văn phòng phẩm không cần thiết và chỉ giữ lại những văn phòng phẩm thường liên quan đến công việc của bạn.
_ Dọn sạch sẽ bàn làm việc, thường xuyên lau sạch bụi bẩn trên mặt bàn.
_ Chỉ để lại những vật dụng cần thiết trên bàn (máy tính casio, điện thoại, bút bi, giấy note (ghi chú)).
_ Nếu làm việc cùng với nhiều người, bạn có thể tạo một ngăn làm việc riêng của mỗi người.
_ Sắp xếp thư từ vào tập hồ sơ, tập thư để đọc, để liên lạc (viết hay gọi).
_ Sử dụng nhiều loại khay kệ đựng file, giấy tờ và văn phòng phẩm.
_ Hệ thống sắp xếp hồ sơ phải đơn giản, dễ sử dụng và có thể quản lý được.
_ Mã hóa màu sắc trên các tập hồ sơ giúp bạn tìm thông tin một cách nhanh hơn.
_ Không bao giờ cho quá nhiều dụng cụ văn phòng phẩm vào ngăn kéo. Nó có thể làm bạn khó kiếm được vật dụng bạn cần.
_ Luôn phân loại tất cả các loại thẻ và tem trên bàn làm việc.
_ Cuối ngày, bạn nên sắp xếp lại giấy tờ và văn phòng phẩm hay lưu trữ lại nó.
_ Xếp giấy tờ, văn phòng phẩm ngăn nắp, gọn gàng vào cuối ngày, đặc biệt là vào cuối tuần để khi bắt đầu làm việc vào ngày hôm sau, bạn sẽ cảm thấy thoải mái hơn trong quá trình làm việc.